Von Stellen zu Kompetenzen · Schritt 2 von 8
Kapitel 2: Den Ist-Zustand verstehen
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↓ Geschäftsführung↓ HR und Weiterbildung↓ Team- und Abteilungsleitung↓ Vollständige AusgabeWarum das wichtig ist
Eine lernende Organisation entsteht nicht anhand eines idealen Organigramms. Prüfen Sie, wie Aufgaben, Fähigkeiten und Lernen heute dokumentiert werden: Bewerbung, Einarbeitung, Aufgabenverteilung, Betreuung und informeller Austausch. Mitarbeitende können oft mehr, als Akten zeigen. Kursteilnahme ist noch kein Kompetenznachweis.
So gehen Sie vor
- Führen Sie kurze Gespräche mit Geschäftsführung, Führungskräften sowie unterschiedlichen Beschäftigten oder Ehrenamtlichen.
- Sichten Sie vorhandene Rollenbeschreibungen, Einarbeitungsunterlagen, Nachweise, Arbeitsprodukte, Kennzahlen und Lernmaterialien.
- Kennzeichnen Sie Fakten als bekannt, ungeprüft, widersprüchlich oder fehlend, ohne Personen zu bewerten.
- Finden Sie drei Reibungspunkte: Verzögerung, Expertenabhängigkeit und Lernbarriere.
- Bestimmen Sie Ausgangskennzahlen ohne zusätzliche Überwachung oder unnötige personenbezogene Daten.
Fragen für den Workshop
- Wie lernt jemand heute eine neue Aufgabe?
- Woran erkennen wir, dass sie beherrscht wird?
- Wo bleibt Wissen in Köpfen oder Dokumenten eingeschlossen?
Für Ihre Organisation anpassen
- KMU: bestehende Checklisten und kurze Gespräche verwenden.
- NGO: Aufgaben von Mitarbeitenden und Ehrenamt trennen.
- Abteilung: HR-, IT- und Betriebsabhängigkeiten prüfen.
Beispiel
Ein sozialer Träger stellt fest, dass Ehrenamtliche mündlich eingearbeitet werden, Übergaben aber fehleranfällig bleiben. Zwei dokumentierte Abläufe und eine kurze Beobachtungsliste verbessern die Kontinuität.
Typischer Fehler: Machen Sie aus einer Prozessanalyse keine geheime Rangliste der Belegschaft.
Kennzahlen: Einarbeitungszeit, wiederholte Fehler, Zugang zu Unterlagen und faire Lernmöglichkeiten.
Ergebnis und Abschlusskriterium: Eine Ist-Karte mit drei Hindernissen, vorhandenen Ressourcen und zwei Ausgangsmessungen.
Arbeitsblatt 2.1: Ist-Analyse
Füllen Sie die Vorlage im Workshop aus. Benennen Sie eine verantwortliche Person, halten Sie Fakten fest und vereinbaren Sie den Prüftermin.
| Frage / Feld | Notizen / Entscheidung |
|---|---|
| Wie Rollen beschrieben sind | ________________________________ |
| Wie Kompetenzen bisher anerkannt werden | ________________________________ |
| Wo Nachweise liegen | ________________________________ |
| Wie neue Personen eingearbeitet werden | ________________________________ |
| Wie Feedback gegeben wird | ________________________________ |
| Ungleichheiten beim Lernzugang | ________________________________ |
| Drei offene Prüfaufträge | ________________________________ |
| Empfohlene Aktion | Verantwortlich | Prüfdatum | Nachweis / Ergebnis |
|---|---|---|---|
| __________________ | ________________ | ________________ | ________________ |
Arbeitsblatt 2.2: Reibungspunkt-Protokoll
Füllen Sie die Vorlage im Workshop aus. Benennen Sie eine verantwortliche Person, halten Sie Fakten fest und vereinbaren Sie den Prüftermin.
| Frage / Feld | Notizen / Entscheidung |
|---|---|
| Tätigkeit oder Übergabe | ________________________________ |
| Problem und Häufigkeit | ________________________________ |
| Folgen für Qualität / Auftrag | ________________________________ |
| Vermutete Kompetenz- oder Prozessursache | ________________________________ |
| Vorhandener Beleg | ________________________________ |
| Kleines Experiment | ________________________________ |
| Verantwortung und Reviewtermin | ________________________________ |
| Empfohlene Aktion | Verantwortlich | Prüfdatum | Nachweis / Ergebnis |
|---|---|---|---|
| __________________ | ________________ | ________________ | ________________ |